Interview met Jeroen Saris van Solid Partners
De uitdaging
In de IT markt verandert in een rap tempo van een transactie gerichte markt (levering en installatie uren), naar een abonnement gerichte markt (maandelijkse betalen naar verbruik). De IT markt is hier niet uniek in. Veel markten gaan deze transitie doormaken. Maar met de introductie van dit proces, komen er meer facetten kijken waar je als ondernemer mee van doen krijgt.
De feiten:
- Een klant neemt een dienst bij je af
- Een klant betaalt hiervoor per maand een bedrag
- Klant wil graag maandelijkse kunnen opschalen en afschalen
- De levering van de dienst, bevat in de regel ook service & dienstverleningsaspecten
- Kortom, men verwacht dat je hier werkzaamheden voor doet
- En deze werkzaamheden zijn een onderdeel van de prijs die je per maand betaalt
- Wat zit er dan in de dienstverlening die je levert
- Je moet hiervoor beschrijvingen gaan maken
- Je werkt vervolgens aan een service catalogus
- En de meldingen die een klant bij je maakt, verwerk je
Technische eisen:
- Software dient SaaS based te zijn
- Dus geen eigen hardware
- En altijd en overal beschikbaar
- Op elke willekeurig device
- Het inloggen dient te geschieden op basis van
- Of je bestaande Microsoft Account
- Of je bestaande Google Account
- Dus geen nieuwe inlognaam en wachtwoorden voor onze gebruikers
Kortom, het gaat hierbij niet alleen om het proces, waarbij je een maandelijkse factuur stuurt. Het gaat ook om het verder proces wat hieraan gekoppeld is. Dit proces noodzaakt je om je systemen op aan te passen. Welke software past hierbij? Dit is dus de reden geweest dat wij vanuit onze BV, Sibat in 2018 zijn gestart om op basis van co-creatie de SaaS applicatie CUBE Online te ontwikkelen.
Verder was het zo dat wij functioneel wilden werken op basis van het principe van KanBan Boarding. Een principe waarbij je op basis van de LEAN methodiek het werk zo snel en efficiënt mogelijk door je organisatie wilt loodsen.
Aangezien geen enkele organisatie hetzelfde is, is de wens om het systeem zodanig modulair op te bouwen, dat je ook via instellingen naamgevingen eenvoudig zelf wilt kunnen aanpassen. Dit verhoogt namelijk de adoptie bij je gebruikers. De herkenbaarheid van je eigen afdelingsnaamgevingen, je eigen processen en je eigen processtromen inrichten met je eigen naamgeving van je eigen organisatie. Dit zorgt ervoor dat je CUBE Online zodanig kunt inrichten dat gebruikers sneller kunnen werken met de software.
Resultaat
CUBE Online zorgt ervoor dat het werk eenvoudig inzichtelijk is op de afdeling. Als medewerker heb je zicht op je werk en verminder je je administratieve handelingen. Je kunt dus uiteindelijk met hetzelfde aantal mensen, meer werk verzetten zonder dat je hier drukker mee wordt.
Ook in de administratieve processen hebben wij weten te realiseren dat met name de contactadministratie en facturatie qua tijd vele malen sneller en eenvoudiger is geworden. Met name wanneer personeel schaars wordt, is dit een speerpunt ook voor de toekomst om samen met de software ontwikkelaars stappen te zetten en te luisteren naar de CUBE gebruikers.
Wij zijn altijd op zoek naar ruimte voor verbetering. Het CUBE team ontwikkelt hier dagelijks aan om de software verder te verbeteren en te voorzien van nieuwe functionaliteiten.
Bijvangst naast CUBE?
CUBE Online integreert naadloos via de Microsoft GRAPH API. Dit houdt dus in dat het CUBE team al hele mooie integratie oplossingen heeft gebouwd, zoals:
- Een agenda integratie
- Eenvoudig plan je in CUBE een werkorder of een taak en deze landt vervolgens in je agenda
- Geen dubbele administratieve handelingen
- En gelijk je time management voor elkaar!
- Een Microsoft ToDo integratie
- CUBE Online kent net als in Outlook taken
- Met de Microsoft ToDo integratie, zijn je CUBE taken ook direct beschikbaar in Microsoft ToDo
- En kun je ook eenvoudig een taak in Microsoft ToDo op je smartphone onderweg afhandelen
- en wordt vervolgens je taak bijgewerkt in CUBE
- Een Outlook Plugin
- Een email van je klant of leverancier ontvangen?
- Met een druk op de knop voeg je deze als een gespreksverslag onder je relatie
- En kunnen ook je collega’s deze informatie onder een relatie inzien.